Les tags, qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert?

Le classement du contenu est une science. On l'appelle la taxonomie. C'est aussi parfois l'enfer, surtout quand on travaille à plusieurs sur des fichiers.

Où se trouve le dernier PV? Dans /premier-trimestre/réunions/2021 ou dans /2021/premier-trimestre/pv ? ou encore dans admin/pv/2021 ?

Ce type de question arrive fréquemment quand un groupe de personne classe différents documents dans une structure hiérarchique de dossiers. Chacun ayant sa logique de classement, les documents sont vites éparpillés et il devient très difficile de les retrouver.

La solution proposée par Agorakit est d'utiliser les tags (ou mots clés) pour classer le contenu. Ceux-ci consistent en de simples mots clés que l'on peut appliquer au contenu. L'avantage est que l'on peut inventer un vocabulaire simple, éventuellement limité à quelques mots clés, et sans hiérarchie qui dépendrait trop de la logique de classement de chacun.

Info

Ainsi, un PV daté de 2021 sera simplement taggé PVet 2021 et sera très facile à retrouver ultérieurement.

Les tags peuvent être appliqués à des personnes, à des groupes, des discussions, des événements et des fichiers.

Le fait de cliquer sur un tag vous permet de voir tous les autres éléments taggés de la même façon.

Info

Celles et ceux qui le souhaitent peuvent néanmoins classer les fichiers par dossier. Une combinaison des deux systèmes est également envisageable. A vous de voir ce qui marche le mieux pour votre groupe.

Limiter les tags utilisables

Mais les tags ne règlent pas tout. Si votre groupe est de taille importante ou que vous avez beaucoup de contenu, il est possible qu'un moment vous vous retrouviez avec trop de tags différents et non normalisés.

Dans ce cas, mieux vaut confier réfléchir un instant aux tags réellement nécessaire et à limiter les tags disponibles dans votre groupe. Vous pouvez très facilement le faire en allant dans les réglages de votre groupe (Gérer > Tags).

Idem pour les utilisateurs et les groupes, afin d'uniformiser les profils des personnes et surtout de permettre à chacun de retrouer quelqu'un en fonction de mots clés communs à tous, vous pouvez limiter les tags utilisables dans les profils utilisateurs dans le menu Admin > Settings.