Qu'est-ce qu'une balise et à quoi sert-elle ?
La classification des contenus est une science. C'est ce qu'on appelle la taxonomie. Cela peut aussi être un enfer, surtout lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même fichier.
Où se trouve le dernier PV ? Dans /first-quarter/meetings/2021 ou dans /2021/first-quarter/pv ? ou dans admin/pv/2021 ?
Ce type de question se pose fréquemment lorsqu'un groupe de personnes classe différents documents dans une structure de dossiers hiérarchique. Chaque personne ayant sa propre logique de classement, les documents deviennent rapidement éparpillés et très difficiles à retrouver.
La solution d'Agorakit consiste à utiliser des tags (ou mots-clés) pour classer les contenus. Il s'agit de mots-clés simples qui peuvent être appliqués au contenu. L'avantage est de pouvoir inventer un vocabulaire simple, éventuellement limité à quelques mots-clés, et sans hiérarchie qui dépendrait trop de la logique de classement de chacun.
INFO : Par exemple, un PV daté de 2021 sera simplement étiqueté PV et 2021 et sera très facile à retrouver par la suite.
Les étiquettes peuvent être appliquées aux personnes, aux groupes, aux discussions, aux événements et aux fichiers.
En cliquant sur une étiquette, vous pouvez voir tous les autres éléments étiquetés de la même manière.
INFO : Si vous préférez, vous pouvez également trier les fichiers par dossier. Il est également possible de combiner les deux systèmes. À vous de voir ce qui convient le mieux à votre groupe.
Limiter les balises que vous pouvez utiliser
Les balises ne résolvent pas tout. Si votre groupe est important ou si vous avez beaucoup de contenu, il est possible qu'à un moment donné vous vous retrouviez avec un trop grand nombre de balises différentes et non standardisées.
Dans ce cas, il est préférable de réfléchir un moment aux balises qui sont vraiment nécessaires et de limiter les balises disponibles dans votre groupe. Vous pouvez facilement le faire en allant dans les paramètres de votre groupe (Gestion > Tags).
Il en va de même pour les utilisateurs et les groupes. Pour uniformiser les profils des personnes et surtout pour permettre à chacun de trouver quelqu'un sur la base de mots-clés communs à tous, vous pouvez limiter les tags utilisables dans les profils des utilisateurs dans le menu Admin > Settings.